ШІ як помічник: як громадська організація використовує штучний інтелект у щоденній роботі

«Майстерня Мрії» щотижня має справу з грантовими конкурсами, звітами, листуванням із донорами, англомовними документами та інформаційними матеріалами. Для невеликої команди це десятки років роботи з текстами. Штучний інтелект цього обсягу не зменшився — він лише дав можливість пройти його швидше. 

Христина Щерба, менеджер партнерства «Майстерні Мрії», пройшла курс зі штучного інтелекту для соціальних підприємців та громадських організацій, який ГО Social Economy Ukraine реалізувала за підтримки Google.org. Відтоді користуючись новими інструментами щодня — передусім швидше опрацьовувати інформацію. 

«Найбільше мені одне NotebookLM. Донорські сайти часто дуже, великі англомовні, інформації багато. За допомогою цього інструменту можна швидко зрозуміти, чи відповідаємо вимогам конкурсу і чи варто взагалі витратити час на підготовку заявки», — розповідає Христина Щерба. Сам попередній аналіз, каже вона, економити найбільше часу: замість кількох годин на вивчення умов конкурсу команда за лічені хвилини завершиться, чи є сенс брати за заявку. 

«Я дуже люблю писати. Але коли текстів стає дуже багато, намагашся шукати інструменти, які можуть допомогти. Іноді думаю: коли не було штучного інтелекту, мабуть, і не було потрібно створити таку кількість текстів», — усміхається вона. Громадські організації, переконана Христина, витрачають більше часу не лише на самі проекти, а й на комунікацію, звітність та взаємодію з донорами. ШІ тут радше помічник: структурує інформацію, підказує формулювання, показує текст під іншим кутом. Є речі, які вона алгоритмам не довіряє. На одній із зустрічей із грантодавцями Христина почула історію про кілька організацій, які подавали майже ідентичні заявки — усі підготували тексти в одному й тому самому інструменті. Відтоді вона обережна. 

«Він дуже готовий, коли потрібно сформулювати думку або знайти інший спосіб пояснити те, що хочеш сказати. Але самі заявки я пишу сама. Для мене важливо, щоб текст був живим і відповідав тому, що ми насправді робимо», — каже вона. Навчання дало ще один висновок: автоматизувати варто не все. Команда розглядала можливість створити власний ШІ-помічник для пошуку грантів, але відмовилася: «Мені пояснили, що в нашому випадку це не виправдано. Є достатньо ресурсів, які вже збирають грантові можливості. Підтримувати окремий інструмент було б складніше, ніж користуватися тим, що вже існує». Частину роботи в організації й далі зробити вручну. 

Дані про підтримання проживання — модель, за яку люди з інвалідністю живуть самостійно з підтримкою асистентів, — стороннім сервісам не надається: там персональна інформація. Організація на глибоку послугу обмежує кількість бенефіціарів. Та й не все в цій роботі вимірюється цифрами. «У нас немає таких показників, які легко порахувати. Але є інше — взаємодія. Ми бачимо, як люди починають самостійно користуватися транспортом, знають роботу, більше спілкуються. Це складніше виміряти, але саме це і є результатом», — говорить Христина. Головна цінність штучного інтелекту, вважає вона, не в текстах. Швидша робота з інформацією залишає більше на живу годину розмову — а її не автоматизуєш, та й навряд чи варто. 

Досвід «Майстерні Мрії» не унікальний: більшість організацій приходять до штучного інтелекту через обсяг роботи, який щороку збільшується. Нижче — декілька сфер, де ці інструменти справді змінюють щоденну рутину. Найочевидніша — підготовка заявок, хоча застосування тут не завжди там, де її шукають. Головна економіка виконується ще до написання самої заявки, коли потрібно визнати умови конкурсу, гайлайни донора, обмеження щодо витрат і те, що цей фонд фінансував період. Завантаживши ці документи в NotebookLM, грантрайтер за кілька хвилин отримує відповідь на ваше запитання — чи варто взагалі братися. Рішення не подається коштує організації набагато дешевше, ніж три дні роботи над заявкою, яка не пройде перший відсів. А сам текст заявки все одно доводиться писати самому, і не тільки з міркуваннями якості. Насправді ж донори вже навчилися впізнавати однакові формулювання в документах різних організацій. 

Комунікаційники користуються ШІ в іншому способі. Одна змістовна розмова — інтерв'ю, звіт із «полів», виступ на події — може стати матеріалом на місяць роботи, якщо її розшифрувати й розкласти. Автоматична транскрипція знімає найнуднішу частину, а далі людина вибирає з тексту цитати, деталі, живі фрази й уже з них пише пост, розсилку чи статтю. Той самий текст ШІ хочуть перекласти для різних аудиторій: донор, місцева громада й профільна спільнота потребують різних акцентів. 

Крім того, варто згадати альтернативні описи до фотографій і субтитрів до відео — доступність залишатиметься в останньому етапі або не буде виконуватися взагалі, а тепер це питання хвилини. 

Для керівників організацій найбільш корисніше — прочитати й сказати, що тут завантажено нас. Сорокасторінковий договір, оновлені вимоги донора, протокол трирічної зустрічі можна звести до переліку завдань, рішень і відповідних. А складні листи — донору, партнеру, критику — легше писати, коли є з чим не погодитися: попросити кілька варіантів тональності й на цьому тлі сформулювати власний. 

Проєктні менеджери використовують ШІ для чернеткових версій логічних матриць і теорії змін, які потім допрацьовує команду, та для опису ризиків — алгоритм часто нагадує про ті, які забезпечують закриття: сезонність, вибуття партнера, зміну курсу валют. 

Ще один акцент — моніторинг і оцінка, мабуть, найнедооцінніше застосування. У кожній організації є інші відкриті відповіді з анкети, які насправді ніхто не читає далі перших двадцяти. ШІ групує їх за темами й показує, про що люди говорять насправді. Але саме тут проходить вихідна межа: якщо у відповідях є персональні дані, їх або знеособлюють, або не завантажують взагалі — так само, як «Майстерня Мрії» не передає стороннім сервісам показники підтриманого проживання. 

Є ще пласт роботи, який в організаційних роках стоїть у списку «треба колись описати»: оголошення про набір волонтерів, сценарії вступних тренінгів, чеклісти для нових людей, внутрішні політики, посадові інструкції. Саме тут ШІ дає найбільший результат, бо чернетка, зроблена за рік, майже завжди краща за документ, якого немає. 

Правил, які варто пам'ятати, небагато. Персональні дані людей, з якими працюють організації, не здійснюються в публічних сервісах — тут немає. Цифри, дати, назви й цитати перевіряє людину, бо алгоритм помиляється впевнено. І якщо текст піде під вашим іменем, останню редакцію робіть ви. Інакше він звучатиме як усі інші.

Допис

«Коли не було штучного інтелекту, не було потрібно писати стільки текстів» 🙂

Так жартує Христина Щерба, менеджер з партнерств ГО «Майстерня Мрії» зі Львова. Але за жартом — реальність багатьох організацій: гранти, звіти, листування з донорами, англомовні документи. Десятки годин на тексти щотижня.

Штучний інтелект цього обсягу не зменшився. Він просто дав міг пройти його швидше.

Після курсу зі штучного інтелекту для соціальних підприємців та громадських організацій Христина користується новими інструментами щодня. І головне відкриття — відкриття не там, де її зазвичай шукають. Гортайте карусель: там 6 практичних порад із прикладами підказок 👉

Коротко:

▪️ Найбільше економить не написання заявки, а аналіз перед ним. Завантажте умови конкурсу в NotebookLM — і за кілька хвилин зрозумійте, чи взагалі варто брати.

▪️ Одна змістовна розмова після розшифровки стає матеріалом на місяць.

▪️ Довгий договір чи протокол зустрічі ШІ зведе до переліку завдань і рішень.

▪️ Сотні відкриті відповіді з анкети, які ніхто не читає, групує за темами.

Але заявки Христина пише сама. Одного разу почула на зустрічі з грантодавцями хвороби про кілька організацій, які подали майже ідентичні тексти — усі підготували їх в одному інструменті. Відтоді обережніша.

І правило без випадків: персональні дані людей у ​​публічних сервісах не пропонують. Ніколи.

Головна цінність ШІ — не в текстах. Швидша робота з інформацією залишає більше часу на живу розмову. А її не автоматизуєш — та й навряд чи варто.

Повний матеріал — за посиланням у шапці профілю.

Курс в межах програми Елементи ШІ для бізнесу (AI Tides). Партнери: @inco_group та @minna_learn. За підтримки Google.org